Maakt u voldoende uren voor de zelfstandigenaftrek?

Een van de grote voordelen van het werken als zelfstandige is de zelfstandigenaftrek. Dit is een substantiële aftrek waarmee de winst uit onderneming wordt verminderd om de belastbare winst uit onderneming te bepalen. De afgelopen jaren is deze aftrek € 7.280.

Criteria zelfstandigenaftrek

Om in aanmerking te komen voor de zelfstandigenaftrek moet je voldoen aan twee belangrijke criteria, naast het feit dat je ondernemer moet zijn.

1. Het urencriterium: per kalenderjaar besteedt u meer dan 1.225 uur aan uw onderneming;
2. Het grotendeelsvereiste: u besteedt meer dan 50% van uw werktijd aan uw onderneming.

De tweede voorwaarde, het grotendeelscriterium, geldt nog niet gedurende de eerste 5 jaar van uw ondernemerschap. Je krijgt dus even de tijd om jouw onderneming op te starten naast bijvoorbeeld een baan in loondienst.

Welke uren tellen mee voor het urencriterium?

De grote vraag is welke uren wel of niet mee tellen. Dat is namelijk niet altijd duidelijk en de belastingdienst is hier niet altijd ruimhartig in. Aan de hand van algemeen bekende gegevens en enige jurisprudentie zet ik hieronder een en ander op een rij.
De belastingdienst geeft zelf het volgende aan: ‘Alle uren die u besteedt aan uw onderneming tellen mee voor het urencriterium. Dit zijn dus niet alleen de uren die u in rekening brengt aan uw klanten. Tijd die u bijvoorbeeld besteedt aan het maken van offertes, het bijhouden van uw administratie of het maken van uw zakelijke website, telt u mee voor het uren criterium. U moet de hoeveelheid tijd die u aan uw onderneming besteedt wel aannemelijk kunnen maken.‘

Meer activiteiten die meetellen

Naast de hiervoor vermeldde activiteiten zijn er veel meer te noemen: acquisitie, opruimen en schoonmaken, vakliteratuur bijhouden, vakcursussen volgen, een beurs bezoeken, reistijd naar en van klanten en kantoor. En als je niet alle gemaakte uren factureert aan een klant, dan kun je de niet gefactureerde uren toch meetellen.
Alle uren besteedt aan werkzaamheden waarvan jij vindt dat ze noodzakelijk zijn voor uw onderneming tellen in beginsel mee. Of zoals de Hoge Raad heeft vastgesteld: ‘de wijze waarop een onderneming wordt gedreven, … wordt (in beginsel) bepaald door de ondernemer, dat het te zijner beoordeling staat of bepaalde werkzaamheden voor de onderneming nut hebben, en dat het niet gaat om werkzaamheden die bedoeld zijn om in particuliere behoeften te voorzien’ (ECLI:NL:HR:2007:BA1832).
Dit betekent niet dat je alles wat je maar wilt, kunt meetellen. Vooral het voorbehoud dat het niet mag gaan om het voorzien in particuliere behoeften, is een belangrijke restrictie.

Discussie blijft mogelijk

In de hiervoor aangehaalde zaak bij de Hoge Raad ging de discussie over 706 uur besteed aan het bouwen van een website. De Inspecteur en uiteindelijk ook het Gerechtshof vonden dat slechts een fractie van deze uren aan werkzaamheden voor de onderneming konden worden toegerekend. Want de website droeg weinig bij aan het werven van klanten noch aan de inkomsten uit de onderneming. De Hoge Raad vernietigde deze uitspraak omdat ‘werkzaamheden die worden verricht met het oog op het vervaardigen van een goed dat verplicht tot het ondernemingsvermogen moet worden gerekend of dat door de ondernemer binnen de grenzen der redelijkheid tot zijn ondernemingsvermogen wordt gerekend, gelden als werkzaamheden die worden verricht met het oog op de zakelijke belangen van de onderneming’.
Let ook op de uitdrukking ‘binnen de grenzen der redelijkheid’. Discussie blijft dus altijd mogelijk.
Meer over de urenverantwoording vind je op de website van Beeldrijk. Of vraag gratis templates voor Excel aan bij Urenregistratie in Excel of Easy Template.

Wachturen of stand-by uren

Een punt van discussie zijn vaak de tijden dat er gewacht moet worden of de uren dat je stand-by moet zijn. Of deze uren meetellen hangt er van af of je deze uren privé in kunt vullen. Dat is al snel het geval als je vanuit jouw woning werkt. Dan kun je deze uren dus niet meetellen. Voorbeelden uit de jurisprudentie zijn een kapster aan huis (ECLI:NL:GHSHE:1998:AA8078) en een snackbar-aan-huis (ECLI:NL:GHAMS:1997:AV9552).
Wel is er een uitspraak waarbij een persfotograaf 30% van de standby-uren mocht meenemen in de uren voor het urencriterium (ECLI:NL:GHAMS:2003:AF7667).
Zijn de uren factureerbaar, geheel of gedeeltelijk, zoals in het geval van een huisarts die achterwachtdiensten draait, dan valt er veel voor te zeggen deze uren of althans een deel daarvan mee te tellen.
In het algemeen geldt dat als je de wachturen doorbrengt in een werkruimte elders, dat het dan gemakkelijker is deze wachttijden (volledig) mee te tellen.

Welke uren tellen mee voor het grotendeelsvereiste?

Sommige zelfstandigen blijven na 5 jaar als startende ondernemer in loondienst. Of soms nemen ze er later een baantje bij. Je moet dan wel goed in de gaten houden of je voldoet aan het grotendeelsvereiste dat wil zeggen dat jouw werktijd grotendeels, en dat is meer dan 50%, besteedt binnen jouw onderneming. De uren die tellen voor jouw onderneming, zijn hiervoor besproken. Maar welke uren tellen mee als je in loondienst bent?
Bij loondienst gaat het om de werktijden. Feestdagen en verlofuren tellen niet mee. Dit komt in veel jurisprudentie terug zoals bij het hiervoor al genoemde geval van de persfotograaf (ECLI:NL:GHAMS:2003:AF7667).
Een specifieke berekening door de Inspecteur is te vinden in een uitspraak van de Rechtbank Arnhem (ECLI:NL:RBARN:2006:AZ0996). Van de 365 dagen in een jaar vallen de weekeinden af (104 dagen) en tevens de 7 feestdagen en 38 verlofdagen. Bij een 38 urige werkweek (7,6 uur per dag) zijn de gewerkte uren dan 1.649 (sic, ik kom uit op 1.642 uur). De rechtbank gaat in deze berekening mee.

Uren woon-werkverkeer

Voor het urencriterium tellen mee de reistijden die je maakt zowel voor bezoeken aan klanten als voor het woon- werkverkeer. Geldt dit ook voor de uren in loondienst?
In eerste instantie heeft de Rechtbank Den Haag in 2014 bepaald dat dit niet geval is voor het woon-werkverkeer (ECLI:NL:RBDHA:2014:15314) omdat ‘deze uren … geen onderdeel uit (maken) van de arbeidsovereenkomst tussen eiser en zijn werkgever.’.
Maar in hoger beroep heeft de Inspecteur zijn gelijk gehaald en is de uitspraak van de rechtbank vernietigd. Het gerechtshof vindt de argumentatie van de rechtbank niet relevant maar wel dat ‘het oogmerk waarmee dit verkeer plaats vindt … het verrichten van de werkzaamheden in dienstbetrekking (is), zodat de daarmee gemoeide 170 uren reistijd meetellen bij de toetsing aan het grotendeelscriterium.’ (ECLI:NL:GHDHA:2015:2050).
Dit lijkt het eindoordeel te zijn, want het lijkt er niet op dat men tegen deze uitspraak van het Hof in cassatie is gegaan bij de Hoge Raad.

Aantonen uren

Een belangrijk punt dat steeds terug komt in de jurisprudentie is in hoeverre de gemaakte uren overtuigend zijn aangetoond (bv: ECLI:NL:GHDHA:2016:1105, 19-04-2016 of ECLI:NL:GHARL:2016:3245, 24-04-2016) .
Een typerende uitspraak is de volgende: ‘De verstrekte urenoverzichten leveren niet het vereiste bewijs op nu deze achteraf zijn opgemaakt.  … de twee overgelegde urenstaten zijn … bovendien te globaal van opzet en niet controleerbaar omdat eiser geen bewijsstukken heeft kunnen overleggen waaruit de besteding van de vermelde uren kan worden afgeleid. Zo onderbouwt het “overzicht van overlegmomenten 2004” de urenstaten onvoldoende omdat er alleen een datum, locatie en naam of activiteit wordt genoemd. Het is daardoor niet of onvoldoende duidelijk wat de overlegmomenten inhouden en hoeveel uren daaraan zijn besteed. Voorts kan de agenda van eiser niet als onderbouwing dienen omdat deze agenda’s slechts een beperkt gedeelte van zijn uren bevatten.’ (Rechtbank Haarlem en in hoger beroep bevestigd door het Gerechtshof Amsterdam: ECLI:NL:GHAMS:2010:BN2549)
De conclusie is dat achteraf opgestelde urenstaten eigenlijk altijd afgewezen worden zeker als het ook nog ontbreekt aan onderbouwing met concrete bewijsstukken zoals agenda’s, notulen, roosters, (mail)correspondentie, etc. Een goede urenregistratie mag niet algemeen zijn en moet controleerbaar zijn. Het is dus een onmisbaar onderdeel van een goede administratie.

Aannemelijk maken

Wat onder aannemelijk maken wordt verstaan wordt meer en meer duidelijk door de jurisprudentie. Een urenoverzicht en kopieën van de agenda zijn niet direct voldoende. In ECLI:NL:GHARL:2019:3857 oordeelt het Hof dat de gegevens namelijk te globaal zijn en, bij afwezigheid van overige administratie, volstrekt niet verifieerbaar. [Ook] …is niet duidelijk .. hoe zorgvuldig X zijn tijd met betrekking tot zijn werkzaamheden heeft geregistreerd. Ook heeft X een groot aantal uren ‘overleg met opdrachtgevers’ geboekt, zonder dit nader te onderbouwen. 
Een ander voorbeeld is de uitspraak in ECLI:NL:RBZWB:2020:166: “Die agenda is naar het oordeel van de rechtbank daarvoor onvoldoende bewijs. De urenregistratie bevat in totaal 1.268 gemarkeerde uren. In het overzicht van het aantal gemarkeerde uren per dag staan uitsluitend hele uren vermeld. De gemarkeerde uren zijn ingevuld in de avonduren, de vrije dag van belanghebbende en in de weekenduren. De rechtbank acht niet aannemelijk gemaakt dat de rest-uren in de avonden telkens nagenoeg volledig zijn besteed aan werkzaamheden in het kader van de onderneming. Verder ontbreekt bij de urenregistratie een specificatie van de werkzaamheden die zijn verricht. Daarmee maakt belanghebbende niet aannemelijk dat de door hem gemarkeerde uren daadwerkelijk zijn besteed aan werkzaamheden in het kader van de onderneming (die in aanmerking kunnen worden genomen bij het urencriterium).