Administratie in brede zin wil zeggen: kantoorwerk. In engere zin wordt het vaak gelijk gesteld met boekhouding. Boekhouding is echter beperkt tot het systematisch vastleggen van financiële feiten.
Bij kleinere bedrijven, waar ik vaak voor werk, omvat de administratie bijvoorbeeld ook de salarisadministratie en is deze vaak weer gekoppeld aan de personeelsadministratie. Personeelsdossiers horen op orde te zijn. Hetzelfde geldt voor zaken als klantendossiers en dus uw relatiebeheer.
Goede boekhoudprogramma’s hebben daarom vaak aanvullende modules, zoals relatiebeheer, voorraadbeheer of een gekoppeld salarisadministratiesysteem. Jouw administratie omvat meer dan boekhouden. En eerlijk gezegd, dat spreekt mij ook wel aan. Mijn werk is meer dan boekhouden.
Goed boekhoudprogramma
Toch begint een goede administratie van elke ondernemer, of je nu ZZP-er bent of DGA in een BV, in de eerste plaats bij een goede boekhouding. Voor een goede boekhouding is vooral nodig dat er ingebouwde controles zijn. Iedereen maakt fouten. Dat is niet zo erg als de fouten maar gesignaleerd worden. Een goed boekhoudprogramma voorkomt veel fouten door deze snel te signaleren.
Mijn voorkeur gaat dan ook uit naar een goed boekhoudprogramma. Soms is een administratie zo beperkt dat kan worden volstaan met bijvoorbeeld Excel. Controles moeten dan wel handmatig.
Heldere en transparante administratie
Een ondernemer, ZZP-er of eenmansbedrijf, is wettelijk verplicht een goede administratie bij te houden en te bewaren. De belastingdienst vraagt ook van je om voor de BTW of omzetbelasting “een administratie bij te houden en te bewaren in een voor ons controleerbare boekhouding”. Houdt jouw administratie dan ook helder en transparant.
Naast de controleerbaarheid is het natuurlijk ook belangrijk dat je je houdt aan de regels van de belastingen. Uitbesteden voorkomt dat zaken in een later stadium bijgesteld moeten worden, met alle rompslomp of financiële ellende van dien. Wees er dus op tijd bij.
Financieel inzicht
Een goede administratie is niet alleen belangrijk voor de belastingdienst. Nog belangrijker is dat deze inzicht geeft in het reilen en zeilen van de onderneming. Want jouw eerste belang is te weten waar je als zelfstandige (financieel) aan toe bent.
Je kunt niet buiten een financiële rapportage. Afhankelijk van jouw bedrijf kan dat maandelijks of per kwartaal. En uiteindelijk is er de jaarlijkse rapportage in de vorm van een jaarrekening.
In onderstaande artikelen ga ik verder in op het belang van een goede administratie of de afweging ‘uitbesteden of zelf doen’. Tevens heb ik een artikel geschreven over de voor- en nadelen van het ondernemerschap als zelfstandige of ZZP-er.
- Voor- en nadelen van het ondernemerschap als ZZP-er.
- Waarom is een goede administratie of boekhouding voor ZZP-ers belangrijk?
- Administratie of boekhouding: uitbesteden of zelf doen?
Louis Bouten
Tarthorst 859
6708 JD Wageningen
Tel. 06-50231962
Meer contactgegevens vindt u op de contactpagina.